medewerker Documentaire informatiehuishouding

medewerker Documentaire informatiehuishouding (DIH)
32 – 36 uur (0,89 fte – 1,0 fte)
vacaturenummer 24-597

Wat ga je doen?
De afdeling DIH is volop in ontwikkeling. Belangrijk onderdeel betreft het bevorderen en op een efficiënte en gebruiksvriendelijke wijze ondersteunen van digitaal werken.

Als medewerker Documentaire Informatiehuishouding draag je bij aan de (door)ontwikkeling van:

• de implementatie van een Document Management Systeem (DMS)
• instrumenten zodat proceseigenaren op de juiste wijze archiveren
• het kwaliteitssysteem
• informatiemanagement
• de participatie van Zonmw in Open op Orde

Je reguliere werkzaamheden bestaan uit:

• inrichten en aanpassen van de (digitale) documentaire informatiehuishouding, op basis van de behoefte van de organisatie
• periodiek uitvoeren van de evaluatie van de kwaliteitscyclus voor de documentaire informatiehuishouding en rapporteren over de geconstateerde kwaliteit
• opstellen en actualiseren van beleid, kaders en richtlijnen voor de DIH
• adviseren en voorlichten van contactpersonen en andere belanghebbenden over toepassing van de kwaliteitscyclus en realisatie van verbeteracties
• onderhouden van kwaliteitssysteem DIH en toetsing
• functioneel beheer t.b.v. het DMS (in ontwikkeling)
• participeren in (IT-)projectent.b.v. de correcte invulling van de DIH-functie
• begeleiden van collega’s bij de werkzaamheden t.b.v. DIH
• voorbereiden en uitvoeren van vernietiging en overdracht dossiers aan het Nationaal Archief
• fungeren als contactpersoon voor de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, en het Nationaal Archief

Wat betekent werken bij ZonMw? 
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw en dat is waar wij ons dagelijks met ruim 500 collega’s voor inzetten. We programmeren en financieren onderzoek, stimuleren het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleren waar meer kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel onderzoek tot praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten. 

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).  

Binnen de organisatie staan maatschappelijk relevante thema’s centraal. Deze thema’s worden in de vorm van programma’s uitgevoerd. Dit gebeurt binnen 14 verschillende clusters en clusteroverstijgend.  

Documentaire Informatie Voorziening
Het team DIH bestaat uit 3 collega’s. Wij zijn verantwoordelijk voor het inrichten van de (digitale) documentaire informatiehuishouding en het ondersteunen van het digitaal werken voor alle collega’s bij ZonMw. Het team maakt deel uit van de afdeling Informatie & Automatisering (I&A) binnen ZonMw, waarbij je nauw samenwerkt met de informatieanalisten.

Wie zoeken wij?
Een positief ingestelde teamspeler die houdt van structuur, een gedetailleerde blik heeft en planmatig werkt.

• je hebt een hbo opleiding Informatiedienstverlening en –management (IDM) of vergelijkbaar afgerond of je hebt de diploma’s SOD I en SOD II (of bent bereid om SOD II te volgen)
• minimaal 3 jaar relevante werkervaring
• je hebt kennis van de Archiefwet, AVG en andere relevante wet- en regelgeving
• je bent vaardig in het projectmatig werken en kunt daarbij organiseren en uitvoeren
• je bent pragmatisch ingesteld en pakt zaken proactief op
• je hebt een zelfstandige werkwijze maar bent wel gericht op het team
• ervaring met het overdragen van een archief aan een e-depot is een pre

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Wat bieden we jou?
Een medewerker Documentaire informatiehuishouding kan bij ons rekenen op een zelfstandige en afwisselende functie, binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer.

• arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur (0,89 - 1,0 fte) voor een periode van 12 maanden met de intentie tot verlenging
• salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 3.246,16 en € 4.340,57 (schaal 8 CAO Rijk, salarispeil 1 juli 2024)
• secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
• hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis

Solliciteren
Denk jij dat dit jouw functie is? Dan komen wij heel graag met je in contact! Je kunt jouw cv en motivatie separaat uploaden tot en met 11 augustus 2024. Wil je eerst nog wat meer weten, neem gerust even contact op met Cora Lubben, medewerker DIH / Lubben@zonmw.nl / tel. 070 349 5222. Of met Monique Arntz, medewerker DIH, Arntz@zonmw.nl / tel. 070 349 5446.

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.

Wacht niet met solliciteren tot de deadline. Gedurende de publicatie plannen wij mogelijk al gesprekken in. Als we onze nieuwe collega hebben geworven, sluit de publicatie eerder. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.