managementassistent

managementassistent
afdeling Beleid Advies en Strategie
voor 32 - 36 uur (0,89 - 1,0 fte)
vacaturenummer 24-650

Wat ga je doen?
Wij zijn op zoek naar een managementassistent die de touwtjes stevig in handen heeft. Jij zorgt ervoor dat we binnen onze afdeling voorbereid, gestructureerd en geïnformeerd kunnen werken. De functie van managementassistent is heel divers; je ondersteunt de afdeling op administratief, logistiek en secretarieel gebied. Regelmatig zal je met meerdere dingen tegelijk bezig zijn. Enkele voorbeelden van werkzaamheden:

• ondersteuning t.a.v. (administratief) proces in het algemeen en voor bezwaren en beroepsprocedures en voor WOO-verzoeken in het bijzonder
• opstellen/ bijhouden van overzichten en rapportages
• monitoren en bewaken van de planning en deadlines
• signaleren, oplossen of escaleren van eventuele knelpunten in planningen of procedures
• in- en extern aanspreekpunt zijn voor alle (internationale) stakeholders in het proces
• beheren van mailboxen, agenda’s en digitale werkdossiers
• agendaondersteuning van leidinggevenden
• verzamelen en bewerken van informatie (voor brieven, rapportages, vergaderstukken e.d.)
• verzorgen van correspondentie en mailingen
• plannen en organiseren van (complexe) interne en externe vergaderingen/ bijeenkomsten (incl catering en zalen)
• notuleren van bijeenkomsten en borgen van de voortgang van acties en besluiten
• hanteren van procedures en administratieve werkwijzen en communiceren over eventuele wijzigingen

Wat betekent werken bij ZonMw?
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw en dat is waar wij ons dagelijks met ruim 500 collega’s voor inzetten. We programmeren en financieren onderzoek, stimuleren het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleren waar meer kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel onderzoek tot praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten.

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Binnen de organisatie staan maatschappelijk relevante thema’s centraal. Deze thema’s worden in de vorm van programma’s uitgevoerd. Dit gebeurt binnen 14 verschillende clusters en clusteroverstijgend. De stafafdeling Beleid, Advies & Strategie (BAS) ondersteunt de programma-afdeling hierbij en bestaat uit het Bestuursbureau, Corporate Communicatie, Innovatie & Ontwikkeling en Kwaliteit & Compliance.

Het secretariaat maakt deel uit van de afdeling Bestuur, Advies en Strategie en valt onder het Bestuursbureau.

Het Bestuursbureau
Het Bestuursbureau (BB) zorgt voor de strategische, inhoudelijke en administratieve ondersteuning van het bestuur, directie en MT-leden. We geven strategisch advies op ontwikkelingen in het veld, zorgen ervoor dat strategisch beleid tot uitvoering komt en monitoren dit ook. Het onderhouden van contacten en het organiseren van bestuurlijk overleg met medefinanciers in het kennisveld en met uitvoerders behoort ook tot onze werkzaamheden. Daarnaast verzorgt het team Bestuursbureau het directiesecretariaat en het secretariaat van de afdeling Beleid, Advies & Strategie. Bij afwezigheid van je collega-managementassistenten vervang je elkaar en bij drukte spring je voor elkaar in.

Wie zoeken wij?
Een proactieve en flexibel ingestelde collega, die gericht is op samenwerking en het team. Jij beschikt over een zelfstandige en dienstverlenende werkhouding en kan indien nodig assertief handelen. Het geeft je energie om georganiseerd en accuraat te werken aan de hand van planningen.

Aan kennis en ervaring heb je het volgende in huis:

• mbo+ werk- en denkniveau
• vanaf 3 jaar recent administratieve werkervaring binnen een projectmatige omgeving
• opleiding tot juridisch secretaresse of ervaring met het ondersteunen van juristen is een pre,
• vaardig met MS Office en andere datasystemen
• goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels
• in staat het overzicht te bewaren, prioriteiten te stellen en te schakelen tussen een veelheid van werkzaamheden
• werkt planmatig en zorgvuldig
• organisatiesensitiviteit en gericht op goede contacten
• teamspeler die ook goed zelfstandig kan werken

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Wat bieden we jou?
Een management assistent kan bij ons rekenen op een uitdagende en afwisselende functie, binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer. Wij denken niet in rangen en standen maar gaan uit van de competenties van de collega’s en de ontwikkeling hiervan wordt gestimuleerd.

• arbeidsovereenkomst voor 32 - 36 uur (0,89 - 1,0 fte) voor een periode van 12 maanden met de intentie tot verlenging
• salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 3.246,16 en € 4.340,57 (schaal 8 CAO Rijk, salarispeil 1 juli 2024)
• secundaire arbeidsvoorwaarden conform cao Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
• hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis

Solliciteren
Denk jij dat dit jouw functie is? Dan komen wij heel graag met je in contact! Je kunt jouw CV en motivatie separaat uploaden tot en met 5 november 2024. Heb je nog vragen? Neem dan even contact op met Melanie Monk, managementassistent, Monk@zonmw.nl / 070 349 5162 of Annette den Dulk, managementassistent, Dulk@zonmw.nl / 070 349 5283.

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.

Deze vacature is gelijktijdig intern en extern uitgezet. Om interne doorgroei te stimuleren hebben collega’s van ZonMw daarbij voorrang op externe kandidaten. De eerste gesprekken zullen plaatsvinden op 11 november en de tweede gesprekken op 13 november.Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.