administratief medewerker (programma's)

administratief medewerker (programma's)
28 - 36 uur per week (0,78 - 1,0 fte)
vacaturenummer 24-600

Wat ga je doen?
Als administratief medewerker ben jij de zelfstandige procesbewaker, die ervoor zorgdraagt dat alle administratie rondom de programma’s van ZonMw, zo gestroomlijnd als mogelijk verloopt. Op administratief vlak weet jij precies wat de stand van zaken binnen een programma is, wat er al gebeurd is en wat er nog moet gebeuren.

Je kunt rekenen op een divers takenpakket, waarbij je regelmatig met meerdere dingen tegelijk bezig bent. Enkele voorbeelden van werkzaamheden waar je mee aan de slag gaat zijn:

• monitoren en het bewaken van deadlines
• opstellen van overzichten aan de hand van gevraagde informatie en hebben van een signaleringsfunctie
• borgen van de voortgang van acties en besluiten
• in- en extern aanspreekpunt zijn voor alle (internationale) stakeholders in het proces
• beheren van mailboxen en digitale werkdossiers
• verzorgen van correspondentie
• plannen en organiseren van (complexe) interne en externe vergaderingen/ bijeenkomsten
• verzamelen en voorbereiden van vergaderstukken
• hanteren van procedures en administratieve werkwijzen

Vanaf de start van een subsidieronde tot aan de implementatie van onderzoeksuitkomsten draag jij bij aan de administratieve uitvoering van de programma’s. Dit doe je samen met je directe collega’s.

Wat betekent werken bij ZonMw?
Met kennis werken aan een goede gezondheid voor iedereen en daarmee bijdragen aan vernieuwing in zorg, gezondheid en welzijn. Dat betekent werken bij ZonMw en dat is waar wij ons dagelijks met ruim 500 collega’s voor inzetten. We programmeren en financieren onderzoek , stimuleren het gebruik van de ontwikkelde kennis én signaleren waar meer kennis nodig is. Wij ondersteunen de gehele kennisketen; van fundamenteel onderzoek tot praktijkgericht- en actieonderzoek tot implementatieprojecten.

Onze belangrijkste opdrachtgevers zijn Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO).

Binnen de organisatie staan maatschappelijk relevante thema’s centraal. Deze thema’s worden in de vorm van programma’s vanuit 14 gespecialiseerde afdelingen - én afdeling overstijgend – uitgevoerd. De rol van de administratieve ondersteuning is hierin cruciaal. Er zijn 3 teams administratieve ondersteuning, die allen bestaan uit meerdere (senior) medewerkers, een coördinerend medewerker en een hoofd.

Wie zoeken wij?
Een proactieve en flexibel ingestelde collega, die gericht is op samenwerking en het team. Jij beschikt over een zelfstandige en dienstverlenende werkhouding en kan indien nodig assertief handelen. Het geeft je energie om georganiseerd en accuraat te werken aan de hand van planningen.

• mbo+ werk- en denkniveau
• vanaf 3 jaar recente administratieve werkervaring, bij voorkeur binnen een projectmatige omgeving
• vaardig met MS Office en andere datasystemen
• goede mondelinge én schriftelijke vaardigheden, in het Nederlands en in het Engels

Tot slot herken jij jezelf in onze kernwaarden: zorgvuldig, toegankelijk, initiatiefrijk en verbindend.

Wat bieden we jou?
Een administratief medewerker* kan bij ons rekenen op een zelfstandige en afwisselende functie, binnen een maatschappelijk zeer relevant werkveld. Onze organisatie kenmerkt zich door een open, collegiale en informele werksfeer. Wij denken niet in rangen en standen maar gaan uit van de competenties van de collega’s en de ontwikkeling hiervan wordt dan ook zeker gestimuleerd.

• arbeidsovereenkomst voor 28 - 36 uur (0,78 - 1 fte) voor een periode van 12 maanden, met de intentie tot verlenging
• salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, tussen € 2.866,04 en € 3.564,01 (schaal 6 cao Rijk, 1 juli 2024)
• secundaire arbeidsvoorwaarden conform cao Rijk, waaronder Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% van het bruto salaris, 64 IKB-uren en 144 vakantie-uren per jaar (bij een volledig dienstverband), pensioen ABP, opleidings- en ontwikkelmogelijkheden, reiskosten woon-werkverkeer (NS-businesscard), thuiswerkvergoeding en werkgeversbijdrage inrichting thuiswerkplek
• hybride werkomgeving: deels op ons kantoor in Den Haag en deels vanuit huis

* de officiële functiebenaming in ons functiehuis is ‘clusterassistent’

Solliciteren
Denk jij dat dit jouw functie is? Dan komen wij heel graag met je in contact! Je kunt jouw CV en motivatie separaat uploaden. Wil je eerst nog wat meer weten, neem gerust even contact op met Claudine Broomans, hoofd administratieve ondersteuning, tel.nr (070 349 5143 / broomans@zonmw.nl) of Trudy van der Burg, hoofd administratieve ondersteuning, tel.nr (070 3495282 / burg@zonmw.nl).

Het maakt niet uit waar je bent geboren, waar je in gelooft, van wie je houdt en of je beperkingen hebt. We zijn nieuwsgierig naar wat jou drijft en naar jouw talenten.

Deze vacature is gelijktijdig intern en extern uitgezet. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.